Još na studijama sam se susreo sa pristupom kod upravljanja voznim parkom kroz standardizaciju vozila i dobavljača. Razlozi za to su veoma jednostavni. Ako imate standardizovan vozni park, prednosti se ogledaju u sledećem:
- Manji broj rezervnih delova,
- Jedan servis,
- Lakša i ubrzana obuka osoblja,
- Jedan ugovor sa dobavljačem vozila,
- Niži troškovi održavanja,
- Olakšana logistika voznog parka,
- Pojednostavljena administracija,
- Bolja pozicija prilikom pregovaranja uslova ugovora;
Ranije nisu postojali modeli lizinga vozila, pa se tako nešto nije ni razmatralo.
Vratimo se sada na ICT i upravljanje okruženjem. Licence su nešto nematerijalno pa samim tim nije jednostavno to sagledati ali pristup je isti. Standardizacija okruženja i dobavljača snižava troškove upravljanja okruženjem. Ako pogledamo svakodnevne zahteve u okruženju, rad sa Office paketom, operativni sistem, antivirus aplikacija … su kao vozila u voznom parku, imovina i sredstva rada. Standardizacija licenci, verzija i izdanja olakšava upravljanje vašim ICT okruženjem i samim tim, snižava troškove posedovanja.
Softver i licence
Standardizovani softver donosi niže troškove upravljanja i posedovanja jer doprinosi jednostavnijem testiranju i primeni nadogradnji, ažuriranja, obučavanju i unapređenju rada zaposlenih, usvajanju i unapređenju procedura i polisa, kreiranju standardnih imidža i instalacionih paketa, propisivanju prava i dozvola nad sadržajem i pristupom sadržajima na serverima.
Upravljanje okruženjem, provera usklađenosti sa ugovorima, u okruženju u kom nije uvedena standardizacija, otežava uvid u stanje, mogućnost da u nekim segmentima postoji višak licenci a u nekima manjak licenci. Standardizacijom softvera koji je u upotrebi, gde je SAM od velike pomoći, možete eliminisati ovakve rizike.
Ugovori, nabavka i dobavljači
Kada su proizvodi standardni, onda je svakako sledeći korak standardizacija ugovora i dobavljača. Kao što sam spomenuo, ovakav pristup doprinosi boljoj poziciji u pregovorima, jednostavnijoj administraciji ugovora, olakšanom planiranju, jednostavnijim procedurama naručivanja. Standardizovani ugovori olakšavaju planiranje u pogledu angažovanja timova i u pogledu finansija, s obzirom da jedan ciklus nabavke zahteva angažovanje finansijskog sektora, sektora nabavke, IT sektora i uprave organizacije. AD HOC nabavke su po pravilu najskuplje i prave veliku rupu u budžetu. A da li je potrebno naglasiti da kada imate više licencnih ugovora, koliko je potrebno da proveriti detalja da bi se utvrdilo da li posedujete određenu licencu proizvoda, koju količinu, verziju, izdanje. Opet dolazimo do problema neusklađenosti i mogućih rizika po budžet i poslovanje.
Proces instalacije, paketi, mediji
Kada su u pitanju procedure za instalaciju, standardni imidž, instalacioni paket, hteo bih da ukažem da standardizacijom izbegavamo upotrebu neodgovarajućih medija za instalaciju i nekontrolisano instaliranje softvera. Ako uzmemo za primer licencni portal kompanije Microsoft, MVLS, ako ste nabavili aplikaciju Microsoft Visio, na portalu će se pojaviti sve verzije za preuzimanje. Ako imate licencu za standard a koristite instalaciju pro verzije, tada više niste u skladu sa ugovorom i eto problema. A koliko puta će se to desiti dok se ne otkrije greška.
Prava pristupa i dozvole
Postoje radna mesta u organizacijama, sa kojima sam se susreo u dosadašnjoj praksi, kada korisnici imaju administratorska prava na svojim računarima, radi obavljanja svog posla. Pre svega mislim na sektore za razvoj i testiranje, tehničku podršku. Ovo nosi sa sobom i nekontrolisanu instalaciju softvera. Standardizacija obuhvata dokumentovanje polisa i procedura za instalaciju i deo je SAM discipline. Takođe omogućava odgovarajuću i jasnu komunikaciju prema ovim zaposlenima i ukazivanje na postojeće rizike kada se imaju posebna prava nad okruženjem. Da naglasim ponovo, bez standardizacije okruženje je maglovito, nejasan uvid, a u maglovitim uslovima otežano je upravljanje.
Stvarne potrebe korisnika
Jedno od čestih savremenih rešenja su terminal servisi, bilo primenom Microsoft Windows Terminal Services ili Citrix servera. Odobravanjem pristupa korisniku, omogućava se i pristup i upotreba svih programa na profilu. Ako nisu standardizovana prava pristupa i upotrebe, suočavamo se sa upotrebom svih aplikacija sa servera od strane svih korisnika, bez obzira na to da li to odgovara stvarnim potrebama. Ili još prostije rečeno, korisnici će upotrebljavati softver koji se pojavi na desktopu. Treba imati u vidu, na primer već pomenuta Microsoft Visio aplikacija, se licencira po uređaju i da je potrebno imati licencu za svaki desktop koji pristupa ovom serveru, bez obzira na činjenicu da je potrebna jedna instalacija na serveru. Ova okolnost je česta pojava i jedan od čestih slučajeva neusklađenosti i otežanog upravljanja okruženjem.
Nadam se da sam uspeo da na jasan i jednostavan i slikovit način predstavim prednosti standardizacije u ICT okruženju. Ispred vas je čista 5 za ovakav pristup u upravljanju:
- Standardni softver,
- Standardni ugovori i dobavljači,
- Standardni resursi za instalaciju,
- Standardizovane dozvole i prava,
- Standardizovani profili.
Software Asset Management – SAM je disciplina koja se bavi između ostalog i standardizacijom, radi efikasnijeg upravljanja softverom i licencama. Na ovom blogu sam već objavio tekst o vrstama ugovora i osobinama, (PONUDA LICENCI ZA MICROSOFT SOFTVER) gde je istaknuta pogodnost ugovora koji nose sa sobom standardizaciju okruženja. Sada sam izneo, nadam se, dovoljno pogodnosti koje ovakav pristup nosi sa sobom.
Da još naglasim, kada je u pitanju vozni park, postoje razne kategorije vozila i shodno tome različiti proizvođači. Nisam hteo reći da se treba odlučiti za jednog proizvođača za sve kategorije. Odluku o proizvođaču, s obzirom na namenu i kategoriju, potrebno je doneti na osnovu usvojenih odgovarajućih kriterijuma. Hteo bih reći da najbolja marka vozila je ona koja ispunjava najveći broj vaših zahteva. Sa takvog stanovišta polazim i kada su u pitanju ICT resursi. Na vama je da postavite kriterijume i da poredite dostupne proizvode.
Pomenuh gore u tekstu najam vozila, pa da je dodatno prokomentarišem. Nekadašnji pristup, posedovanja vozila se smatra zastarelim pristupom. Pomenuti prethodno ugovori sa vlasništvom licenci, kao na primer Enterprise Agreement ili OPEN license, su u ovom pogledu isto kao posedovanje vozila u voznom parku. Tako bih da povučem paralelu, novi modeli pretplate na softver, Office 365 je kao da ste iznajmili vozila preko Rent a Car agencije. A to je pristup koji je već itekako popularan zbog finanskih efekata. Pa ne vidim zašto ne bi primenili isti taj model i za softver, zar ne?
