Savremeni uslovi poslovanja nameću stalne promene. Bilo da su u pitanju promene u strukturi zaposlenih, promene lokacija ili u strukturi kompanije, to su svakodnevne promene.

Jedna od najaktuelnijih migracija je uvođenje u produkciju Microsoft Office365 pretplate, prelazak na poslovanje na oblaku (in the Cloud).

Ovakve promene poslovnog okruženja zahtevaju tesnu saradnju između Software Asset Management tima i Change Management funkcije kao sastavnog dela ITIL strukture u okviru upravljanja IT servisima.

Cilj Change Management funkcije, ukratko rečeno je da se minimizira uticaj promena na kvalitet IT servisa. U tu svrhu, neke kompanije formiraju Change Advisory Board – CAB, koji se sastoji od svih relevantnih funkcija u kompaniji.

ITIL okvir, pod upravljanje promenama smatra:

  • Promene odobrene od strane uprave, npr. izmene u proceduri tokom nekog procesa;
  • Generalna promena koja donosi dodatnu vrednost u poslovanju;
  • Novi prilagodljiv proizvod, hardver ili tehnologija;
  • Primena novina sa niskim i prihvatljivim rizikom na postojeće IT okruženje.

Proces upravljanja promenama

Sa stanovišta licenciranja, migracija na Microsoft Office365 nosi sa sobom jednu veliku promenu. Dosadašnji licencni model Microsoft Office paketa je bio stalna licenca po uređaju (per device) a sa izlaskom Microsoft Office365 pretplate na tržište, uveden je novi model pretplate po korisniku (per user). Ova migracija zahteva promene od načina upravljanja licencama do procesa instalacije i implementacija paketa u okruženju.

Request For Change – RFC predstavlja formalni proces pripreme i odobravanja promene u IT okruženju od strane tela zaduženog za upravljanje promenama – Change Advisory Board – CAB.

Change Advisory Board – CAB je telo čiji su članovi svi relevantni subjekti, sa zadatkom upravljanja promenama u organizaciji, u cilju smanjivanja rizika po poslovanje na najmanju moguću meru.

Najpre je potrebno da se RFC podnosi na odobrenje. Zatim se CAB se sastaje, odobrava RFC i prihvata razmatranje po tom pitanju. RFC ističe promene u licenciranju, načinu instalacije, pripreme paketa za instalaciju i implementaciju (deployment). CAB će razmotriti sadržinu zahteva za promenu, upravljanje promenom i rizike po poslovanje kompanije.

Praktično gledano, CAB uzima u razmatranje RFC sa svim relevantnim timovima, kako i na koji način će se promena implementirati u IT okruženju – kompaniji.

Zbog prelaska sa modela stalne licence na pretplatu, potrebno je da CAB organizuje seriju sastanaka sa Software Asset Management timom, tokom kojih je potrebno razmatrati sledeće aspekte:

  1. Šta je promena i u čemu se sastoji, koje su glavne osobine migracije?
  2. Kakav je uticaj promene na postojeće sisteme? Da li su potrebne modifikacije postojećih procesa?
  3. Kakav je uticaj promene na postojeće procese? Da je potrebna modifikacija postojećih procesa?
  4. Kakav je uticaj promene na korisnike?
  5. Kakav je uticaj promene na usklađenost sa zakonskom regulativom i kompanijskim standardima?
  6. Kakav je uticaj promene na troškove i finansije, postojeće budžete?

Promene zahtevaju kreiranje plana implementacije promene i koraka koje je potrebno preduzeti, uz najmanji mogući rizik po poslovanje kompanije.

U konkretnom slučaju migracije na Microsoft Office365 pretplatu, plan će sadržati sledeće aspekte:

  • Proces nadogradnje, sa posebnim osvrtom na korisnike a ne računare, kao u slučaju do sada;
  • Na koji način nova verzija softvera utiče na postojeći hardver, koji su zahtevi po pitanju RAM memorije, prostoru na hard disku, veze ka Internetu itd.

Migracija sa stalne licence Microsoft Office paketa na Microsoft Office365 pretplatu

Nakon odobrenja i procesa planiranja promene, sledeći korak je primena na okruženje.

Kako promena utiče na postojeće sisteme?

Osnovno pitanje je instalacija i primena (deployment) na postojećem okruženju. S obzirom na konkretnu promenu, potrebno je razmotriti se sledeće:

Koji je postojeći proces instalacije novog paketa? Da li je to file ili folder na lokalnoj mreži? Da li već pripremljen file za instalaciju od strane kompanije Microsoft koji zadovoljava vaše zahteve? Da li postoji sistem za evidenciju instaliranog softvera – SAM softver tj Menadžer za licence? Da li je tu potrebna neka promena na sistemu za upravljanje licencama, shodno tome da je u pitanju licenca softvera na oblaku (cloud)?

S obzirom na postojeće procedure instalacije, treba doneti rešenje koje unosi najmanje promena. U slučaju da je do sada postojao instalacioni paket rešenje je da se na taj isti način i ova promena sprovede.

U zavisnosti od sistema za evidenciju instaliranog softvera, rešenje treba da sadrži promene na ovom sistemu ako je potrebno. Na taj način će ubuduće stanje biti instaliranog softvera biti ažurno.

Kako promena utiče na postojeće procese?

U konkretnom slučaju promene licencnog modela i načina distribucije ažuriranja, zahtevaju promene u ovim procesima. Ažuriranja se sada automatski distribuiraju od strane kompanije Microsoft, a distribucija se može prilagoditi prema zahtevima postojećeg okruženja. U zavisnosti od postojećeg procesa, potrebno je izmeniti procedure testiranja i primene ažuriranja.

Kako promena utiče na korisnike?

S obzirom na prirodu ovih procesa, možemo ih nazvati pozadinski procesi upravljanja IT okruženjem, nema potrebe za komunikacijom ka krajnjim korisnicima. Praktično, ovi procesi su nevidljivi za krajnjeg korisnika.

Treba imati u vidu da svaka nova verzija Office365 paketa nosi sa sobom nove funkcije i novine u radu. Potrebno je sastaviti plan treninga korisnika, gde će se upoznati sa novinama u radu i prednostima koje donosi novi paket.

Kako promena utiče na usklađenost sa postojećim regulativama?

Najveća promena kada je usklađenost u pitanju, odnosi se na licencni model, migracija sa modela po uređaju (per device) na model po korisniku (per user). Tako da od sada treba pratiti korišćenje prema korisniku. Naročito zbog odredbe da je dozvoljeno da jedan korisnik instalira paket na svojih pet uređaja.

Dodatno ako postoji aplikacija za upravljanje licencama, tada je veoma dobro iskoristi postojeći sistem za predviđanje broja korisnika. Takav sistem poseduje informacije o postojećem stanju Office paketa i korisnika. Na taj način se može planirati i optimizacija postojećeg stanja i racionalizacija, ako za tako nešto ima opravdanja. Takva velika promena može zahtevati faznu implementaciju pa postojanje ovakvog sistema olakšava planiranje i implementaciju Microsoft Office365 paketa.

Kreiranje izveštaja, ponudiće jasniju sliku sa stanovišta usklađenosti i ukazati na kritične tačke na koje posebno treba obratiti pažnju.

Kako promena utiče na troškove i finansije?

Shodno novom modelu pretplate na softver na oblaku, potrebno je razmotriti ukupne troškove na trogodišnjem nivou da bi se dobila realna slika.

Shodno rezultatu ove analize, potrebno je da CAB razmatra ovu stavku i zatim da predstavi promene sektoru finansija i sektoru nabavke.

Kada je migracija završena, potrebno je da se CAB ponovno sastane da bi razmotrio naredne korake koji su potrebni. Ako nema zahteva na novim akcijama, CAB će zatvoriti RFC i kreirati izveštaj za odgovorne subjekte da je proces obavljen, koji su rezultati procesa i koliko je bio uspešan.

Zašto je neophodna saradnja Change Management funkcije zajedno sa Software Asset Management timom?

Obim promena pred kojima se može naći Software Asset Management tim i IT sektor su velike – nove tehnologije, novi licencni modeli ili inovativni načini rada. Ove novine iskaču ispred nas svakog dana. Da bi se uspešno realizovale i donele nove vrednosti poslovanju potrebno je osigurati adekvatan način predstavljanja korisnicima i organizaciji u celini.

Predstavljena implementacija nove tehnologije, prestavlja uspešan primer saradnje Change Management funkcije i Software Asset Management tima. Na ovaj način proces primene novog licencnog modela, se odvija brzo, efikasno i u saradnji sa krajnjim korisnicima.

Bilo koja velika promena koju sprovodi IT tim potrebno je da bude ispraćena odgovarajućim Change Management procesom , u suprotnom postoji mogućnost da promena neće biti usvojena ispravno. Poznato je da su korisnici naviknuti na postojeće tehnologije, procese ili softver i da ne vole promene. Ispravno planiranje i vođenje kroz ovaj proces omogućiće lakšu primenu i bolje sagledavanje pogodnosti koje donosi nova verzija softvera.