Tokom poslednjih godina, sa razvojem SAM discipline i sve većom primenom u poslovnom okruženju, razvijala su se i softverska rešenja kao podrška. Danas na tržištu postoji solidan broj rešenja koja se nazivaju SAM alati. To su informacioni sistemi koji pohranjuju podatke o licencama, pravima na upotrebu licenci, ugovorima za nabavku, stanju u produkciji. S obzirom na činjenicu da je ovo novina, namera mi je da napravim pregled osnovnih funkcionalnosti u okviru ovih alata.
Izazovi koji su nametnuti u današnjem poslovnom okruženju se praktično svode na „uraditi što više sa što manje sredstava“. Poznato zar ne? Potrebno je stalno pratiti trendove i uvoditi inovacije, a sa druge strane budžeti su daleko manji od onih pre recimo 10 godina. I dalje se smanjuju finansiska sredstava za investicije. Shodno tome, potrebno je stalno optimizovati postojeće okruženje. Sa druge strane, okruženje postaje sve kompleksnije, zahvaljujući novim trendovima. Danas imamo na raspolaganju virtualizaciju, „Cloud“ tj oblak, čitavu seriju različitih tipova uređaja. Sve u cilju smanjivanja troškova poslovanja. Da li primenom svega toga, zajedno sa nabavkom potrebnog softvera, dobijamo uštedu? Ako ne postoji kvalitetno planiranje i optimizacija, rezultati neće biti zadovoljavajući.
Na sve to veliki proizvođači softvera su povećali svoje prisustvo po osnovu prava „audit“ da bi proverili stvarno stanje licenci i usklađenosti sa postojećim ugovorima. Time su sve više kompanije izložene finansijskom riziku i riziku hitnih nabavki po osnovu kontrole.
U prethodnom članku, Software Asset Management usluga opisan je postupak izrade ELP izveštaja, koji čini osnovu za uspostavljanje kontrole upotrebe licenci u produkciji, usklađenosti sa ugovorima, planiranjem nabavki, procesu kreiranja budžeta.
Da bi ovaj proces izveštavanja bio automatizovan i jednostavan, u pomoć nam pristiže SAM softver. Svakako ovaj proces se može voditi i manuelno, pomoću Excel tabela recimo, ali tada postoji rizik od neažurnosti ili nestandardizovanih podataka, što vodi ka nekompletnim izveštajima i neadekvatnim odlukama.
Optimizacija upotrebe softverskih licenci
Na osnovu prethodno iznetog, nameću se sledeća pitanja:
- Da li je moguće imati trenutni uvid u iskorišćenost licenci i mogućnost preraspodele ili imati precizan izveštaj da li su dodeljene licence u upotrebi, te ih treba dodeliti drugom korisniku ili uređaju?
- Da li je moguća drugačija distribucija licenci, dodela resursima koji će ih optimalnije iskoristiti?
- Da li je moguće smanjiti rizik od neusklađenosti i kontrola, planiranjem unapred i u koordinaciji sa prodavcem?
- Da li je moguće efektnije planirati nabavku i obnovu licencnih ugovora?
Da bi uspešno savladali sve ove izazove, potreban nam se informacioni sistem tj Software Asset Management alat. Preciznije rečeno, pomoću ovakvog informacionog sistema svi ovi izazovi u produkciji mogu biti lakše i bolje savladani.
Informacioni sistem za SAM
Osnovni moduli svakog od ovih rešenja treba da ispune sledeće funkcionalnosti:
Otkrivanje i prepoznavanje i uvoz informacija o licencama koje su u nabavljene, licenci koje su predmet ugovora.
Za ove namene, alat sadrži master katalog koji čuva osnovne podatke o softverskim licencama. Master katalog, dobavljači redovno ažuriraju shodno promenama na strani nosioca licenci – vendora. Pomoći master kataloga lako se dolazi do informacija o pravima upotrebe proizvoda, šifre proizvoda i nakon toga lako se unosi količina nabavljenih licenci. Ovo predstavlja osnovu za dalji rad i poravnanje stanja sa stanovišta usklađenosti sa ugovorima i licencnim odredbama. Kod nekih rešenja postoji mogućnost integracije sa postojećim sistemima za nabavku i inventar. Tako smo ispuni ispunili prvu stepenicu u postavljanju ovakvog sistema;
Praćenje distribucije licenci u produkciji, inventar verzija i izdanja licenci u produkciji.
Prethodno opisani modul daje uvid u stanje licenci koje su na raspolaganju u kompaniji, po osnovu ugovora. Ovaj modul omogućava inventar, praćenje i upravljanje licencama u produkciji. U te svrhe, modul sadrži skener. Skener može biti „agent less“ ili sa obaveznom instalacijom agenta na klijentima. Agent je softverska komponenta koja prikuplja informacije na uređaju i šalje ih u bazu podataka instaliranog softvera. Time se stiče uslov za poravnanje, poređenje nabavljenih licenci i distribucije u produkciji, najprostije rečeno dobija se slika o količinama, mogućim viškovima ili manjkovima licenci. Time se stiče uvid u efektivno stanje. Uobičajeno je da SAM alat ima integraciju sa većinom sistema za upravljanje u IT okruženju, te ako postoji već implementiran sistem, mogu se preuzeti podaci;
Svi ovi postupci su u cilju optimizacije troškova, da podsetim.
Prva dva modula omogućavaju uvid u realno stanje nabavljenih softverskih licenci i stanje u produkciji. Sa boljim uvidom u iskorišćenost, u realnom vremenu, otvara se mogućnost efikasnog planiranja, budžetiranja troškova. Sistem nosi informacije o istorijskim nabavkama, distribuciji po projektima ili sektorima u kompaniji. Jer SAM procesi i radni okvir „framework“ predstavljaju dugoročne procese. Sa takvom slikom, na jednostavniji i efikasniji način, dobija se slika o uticaju ovih troškova i alokacija istih u odnosu na celokupan budžet;
Svako rešenje iz ovog domena, kao i svaki informacioni sistem obavezno sadrži i modul sa izveštajima.
Jedna od glavnih funkcionalnosti odnosi se na smanjivanje rizika od neusklađenosti prilikom kontrole od strane proizvođača softvera, audit. Dashboad, obično centralni deo ovog sistema, nudi grafički prikaz stanja u realnom vremenu i predstavlja sastavni deo modula za izveštavanje. Dobro postavljen i konfigurisan SAM alat nudi stanje u odnosu na usklađenosti sa ugovorima u realnom vremenu. Time se smanjuje rizik od kontrole, na kraju krajeva kada vam kontrola (audit) od strane vendora zakuca na vrata, vi imate sliku stanja u realnom vremenu i poznati su vam unapred rizici ako postoje. Naglašavam ako postoje, jer uvođenjem rešenja, stiče se uvid u stanje i samim tim mogu se odmah preduzeti akcije na prevazilaženju uočenih nepravilnosti;
Na osnovu svega iznetog, stiče se bolji uvid u nabavke i odnose sa vendorom.
Modul za upravljanje odnosima sa vendorom nije obavezan deo ali je dobro da postoji. Tu su skladištene kontakt informacije, uzajamne veze sa drugim odeljenjima i sektorima, i sa drugi vendorima ako postoje. Na osnovu svega toga korisnik dobija bolju poziciju prilikom pregovaranja nabavki, mogućnost standardizacije ugovora i vendora, sliku o dosadašnjim i budućim troškovima koje su u relaciji sa softverskim licencama, tj imovinom kompanije. SAM objedinjava aktivnosti uprave, nabavke, finansija i IT sektora, to su uvezani procesi u cilju optimizacije na nivou cele organizacije.
I na kraju …
Izneo sam osnovne funkcionalnosti SAM alata u cilju upoznavanja sa ovim rešenjima. Postoje dodatne pogodnosti, čime se rešenja razlikuju od proizvođača do proizvođača. Ali o tome u nekom od sledećih postova. Kao i uvek otvoren sam za sve komentare i sugestije.