Računarski program – softver je intlektualna svojina proizvođača – kreatora. On ustupa pravo na korišćenje programa. Korisnik stiče ograničeno pravo na upotrebu, kopiranje i distribuciju računarskog programa, što je zapisano u dokumentu koji se naziva licenca.

Tipovi licenci za računarske programe

Generalno, obzirom na uslove korišćenja koje propisuje proizvođač – kreator računarskog programa osnovni tipovi licenci mogu biti: Freeware, General Public License (GPL), Open Source, pretplatnička licenca, ugovor o količinskom licenciranju.

Freeware licenca ne zahteva nabavku ali su prava zadržana od strane razvojnog tima. Izvorni kod se ne distribuira.

General Public License (GPL) licenca i program su besplatni, dozvoljena je distribucija, kopiranje, deljenje i modifikacije na izvornom kodu.

Open Source dozvoljava slobodno korišćenje programa ali uz ograničenja. Treba proveriti uslove pod kojima je dozvoljena produkcija.

Ugovor o količinskom licenciranju omogućava nabavku veće količine licenci, obično se odnosi na čitavu kompaniju i donosi određene pogodnosti. Može se odnositi na nabavku trajnog vlasništa ili pretplate na korišćenje programa. U slučaju nabavke trajne licence licenca ostaje u trajnom vlasništu korisnika. Terminologija se odnosi na licencni ugovor koji propisuje kompanije Microsoft. Na isti način, nabavka veće količine licenci za preduzeće putem jednog ugovora, može se sklopiti i sa drugim proizvođačima softvera.

Developer licenca (Licenca za razvoj) se odnosi na proizvode koji su u procesu razvoja računarskih programa. Kada je u pitanju kompanija Microsoft, model licenciranja je jedna licenca po razvojnom inžinjeru.

Pored pomenutih, važno je uvesti još neke osnovne pojmove kada je licenca u pitanju:

• EULA ili Standard License Terms,
• Product List ili Product Use Rights
• Certificate of Autenticy – COA
• Upgrade License
• Software Assurance
• Goverment Eligibilty
• Academic Qualification

Svaki od ovih dokumenata je važan radi ispravnog evidentiranja i upoznavanja sa pravima i obavezama koje nosi upotreba računarskih programa.

Pregled dokumentacije koja se odnosi na računarske programe

Kao i sva sredstva koja su u procesu produkcije u preduzeću, tako i računarski programi imaju svoju dokumentaciju koja je proizašla iz procesa planiranja uvođenja i nabavke. Kada je reč o ugovorima o količinskom licenciranju koji su najčešći predmet nabavke, postoji standardna prateća dokumentacija, koju generalno čine:

• Dokaz o nabavci, račun izdat od strane prodavca,
• Komercijalni ugovor,
• Licencni ugovor, koji ponekad može biti zajedno sa ugovorom o nabavci,
• Propratni dokumenti koji propisuju detalje u vezi sa pravima korišćenja,
• Mediji za instalaciju i prateća dokumentacija.

Da napravimo pregled dokumentacije kada je u pitanju Microsoft sofver. S obzirom na način nabavke, razlikuje se i komplet dokumentacije koju treba obraditi i pripremiti. Licence za Microsoft programe mogu se nabaviti na sledeći način:

• OEM
• Maloprodaja, Full Package Product
• Ugovori o količiniskom licenciranju (Volume license)

OEM – program nabavljen uz kompletan novi računar

OEM je nabavka pojedinačnih licenci uz nove računare ili servere. Dokumentacija koja potrebna u cilju dokazivanja posedovanja licence je:

• Standard License Term ili EULA, dokument koji propisuje prava korišćenja. Licenca računarskog programa se ne vodi na konkretnog korisnika i ovaj dokument nije vezan za poslovno ime ili osobu,
• Nalepnica, takozvana COA – sertifikat o autentičnosti, u slučaju OEM programa nalepljena na kućište računara za koji je vezana,
• Račun izdat od strane prodavca na kojem je jasno iskazan i kvalifikovan hardver.

Full Package Product (FPP), kutija programa u maloprodaji

Računarski program nabavljen u maloprodaji, Full Package Product – FPP ima sledeću listu potrebne dokumentacije:

• Standard License Term ili EULA, dokument koji propisuje prava korišćenja. Kutija računarskog programa se ne vodi na konkretenog korisnika i ovaj dokument nije vezan za poslovno ime ili osobu,
• Nalepnica, takozvana COA – sertifikat o autentičnosti, u ovom slučaju nalepnica na kutiji kao dokaz o originalnom proizvodu,
• Kutija koja sadrži dokumentaciju i medij za instalaciju,
• Račun iz maloprodaje.

U poslednje vreme softver se sve češće nabavlja putem online nabavke, kada ne postoji kutija, već elektronska potvrda nabavke. Važno je napomenuti da se dobija ključ proizvoda koji služi za instalaciju proizvoda. Ovaj alfanumerički niz je jedinstven i važno je da se pohrani na sigurnom mestu. Što se ključa tiče, isto važi i za računarske programe nabavljene putem OEM nabavke.

Ugovori o količinskom licenciranju (Volume License)

Ugovori o količinskom licenciranju (Volume License), su kompleksniji od ostalih načina te je potrebno obratiti pažnju na sledeće:

• Ugovor o količinskom licenciranju zajedno sa master dokumentima. Master dokumenti su osnova za potpisivanje nekih od ugovora i nose opšte i pojedinačne odredbe. Kod nekih su obavezni deo dokumentacije, recimo u slučaju Enterprise ugovora. Kod drugih, npr. Open license ili MPSA iliu OVS, master dokumenti su ugrađeni u ovaj ugovor i nema obaveze potpisivanja istih. Master dokumente ću obraditi u posebnom članku, pošto ti detalji nisu predmet ovog članka,
• Komercijalni ugovor koji je potpisan sa lokalnim prodavcem, i kojim su uređeni komercijalni uslovi nabavke,
• Product Terms tj Product Use Rights dokument koji propisuje prava i uslove korišćenja nabavljenih proizvoda. Od 1. jula 2015. Product Terms je zamenio Product Use Rights i Product List. Product Terms se objavljuje svakog meseca,
• Product List koji donosi detalje o tekućim proizvodima, naslednicima ili predhodnicima. Izlazi na početku svakog meseca. Takođe ga zamenjuje Product Terms,
• Račun izdat od strane prodavca,

Važno je takođe obratiti pažnju na pripadajuće OEM licence koje predstavljaju podlogu za nadogradnju računarskih programa pod ugovorom. S obzirom na tu činjenicu, važno je napomenuti u ovom slučaju da je i ta dokumentacija bitan deo administracije licenci i procesa.

Bitan resurs kada su u pitanju ugovori o količinskom licenciranju je i online baza podataka iz koje možete na jednostavan način dobiti informacije o programima koje su pod vašim ugovorom. Ovi ugovori obično nose sa sobom i Softvare Assurance – obezbeđenje na najnoviju verziju računarskog programa tokom trajanja ugovora. Na ovom online portalu možete generisati dokument License Statement pomoću kojeg ćete imati u vidu tekuće verzije programa na koje imate pravo. Ovo je veoma korisna funkcionalnost u trenutku obnove ugovora jer tako možete steći uvid u postojeće verzije programa u produkciji.

Razlozi za uvođenje upravljanja računarskim programima (SAM) u vašem okruženju

Zašto je važno da formiramo i vodimo ispravnu evidenciju upotrebe softverskih programa u preduzeću?
Računarski programi kao i ostala imovina u preduzeću kao i hardver, vozila, nameštaj, nekretnine imaju svoju vrednost bilo da se radi o najmu ili vlasništvu. Sve vrednosti koje u produkciji imaju svoj životni vek od trenutka nabavke, preko eksploatacije do rashodivanja. Da bismo imali uvid u vrednost naše imovine i dokazali poreklo, potrebno je evidentirati računarske programe u svom preduzeću, kompaniji. Sa druge strane, kreiranje i održavanje registra za evidenciju računarskih programa doprinosi:

1. Otkrivanju nepotrebnih i neiskorišćenih programa te samim tim i potencijalnim uštedama,
2. Smanjenja rizika od neispravnog licenciranja,
3. Razmatranje strategije nabavke kao i usvajanje neke od njih,
4. Detaljnije upoznavanje sa pravima i uslovima upotrebe licencnih programa u produkciji.

Funkcije u preduzeću koje su uključene u ove procese

S obzirom da ova oblast ima pravnu i finansijsku pozadinu, u interesu uprave preduzeća je da ove procese postavi i održi u najboljem mogućem redu. U velikim kompanijama postoji potreba za uvođenjem posebne role, sa primarnim zadatkom da pridobije podršku od uprave, da propisuje i sprovodi politiku evidencije. Ugovori kojim se nabavljaju licence su predmet posebnih pregovora i postupaka nabavke, pa je potrebno da odeljenje nabavke bude uključeno u procese. Kao i IT odeljenje i rukovodioci, koji su zaduženi za instalaciju, primenu i koji su najstručniji kada su IT tehnologije i rad u pitanju.

Upravljanje računarskim programima (SAM – Software Asset Management) je važna disciplina kada govorimo o IT operacijama i poslovanju jednog preduzeća. Naglašavam i poslovanje jer su ICT tehnologije postale važan deo poslovanja generalno i utiču na produktivnost svakog segmenta kompanije.

Izazovi savremenog poslovanja jednog preduzeća, zahtevaju stalne promene, unapređenja, optimizacije. Promene kao što su prelazak na Cloud, revizija i usklađivanje baza podataka i uvođenje centralizovanog rešenja za skladištenje podataka, konsolidacija servera i uvođenje virtuelizacije uključuju kako rukovodstvo preduzeća tako i upravu IT odeljenja. Prilikom planiranja ovakvih promena veoma je važno imati uvid u postojeće stanje sredstava. Dodatno, svakako uvek se može proaktivno razmišljati i primeniti neki deo ove discipline. Ovaj deo procesa može olakšati buduće planove, a svakako i otkloniti rizike po pitanju uslađenosti sa zakonom i rizika po budžet. Uz pomoć propisanih metoda i postupaka, se utvrđuje postojeće stanje licenci a zatim usklađuje prema ugovorima. Time se stiče uvid u stvarno stanje i vrednost softverskih licenci u produkciji i postavljaju osnove za uvođenje upravljanja i optimizacije.